POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Fecha de entrada en vigencia: [13 de abril de 2026]
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
[RAZÓN SOCIAL COMPLETA / NOMBRE DEL TITULAR], identificada con NIT [NIT], nombre comercial Systems Company and Services, con domicilio en [DIRECCIÓN COMPLETA], Bogotá, Colombia, correo electrónico gerencia@systemscompany.net y teléfonos [324 483 1875] y/o [+1 305 988 1965], en adelante “SYSTEMS COMPANY”, en calidad de Responsable del Tratamiento, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales de conformidad con la legislación colombiana vigente.
2. OBJETO
La presente política tiene por objeto establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, rectificación, transmisión, transferencia, supresión y, en general, tratamiento de datos personales realizado por SYSTEMS COMPANY en desarrollo de su objeto comercial y de sus relaciones con clientes, prospectos, usuarios, empleados, contratistas, proveedores, aliados y demás titulares de información.
3. MARCO NORMATIVO
Esta política se adopta en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios compilados principalmente en el Decreto 1074 de 2015, y las demás normas que modifiquen, adicionen o sustituyan el régimen de protección de datos personales.
4. DEFINICIONES
Para efectos de la presente política, se entiende por:
a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
c) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Dato público: dato calificado como tal por la ley o la Constitución y que no sea semiprivado, privado o sensible.
e) Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
f) Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
g) Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
h) Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
i) Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
j) Transmisión: tratamiento de datos por parte de un encargado por cuenta del responsable.
k) Transferencia: envío de datos personales a un receptor que, a su vez, actúa como responsable del tratamiento.
5. PRINCIPIOS
SYSTEMS COMPANY aplicará los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:
a) legalidad;
b) finalidad;
c) libertad;
d) veracidad o calidad;
e) transparencia;
f) acceso y circulación restringida;
g) seguridad;
h) confidencialidad.
6. DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER TRATADOS
Según la relación con el titular, SYSTEMS COMPANY podrá tratar:
a) datos de identificación;
b) datos de contacto;
c) datos comerciales y contractuales;
d) datos de facturación y pagos;
e) datos de navegación y técnicos;
f) datos laborales, académicos o de experiencia cuando se trate de procesos de selección o contratación;
g) registros de comunicaciones, soportes, tickets, mensajes o evidencias;
h) imágenes, audios o grabaciones cuando sean necesarias para fines de soporte, seguridad, evidencia o ejecución contractual, previa información al titular cuando corresponda.
SYSTEMS COMPANY no recolectará datos sensibles, salvo cuando exista autorización expresa del titular o habilitación legal. En ningún caso se condicionará una actividad al suministro de datos sensibles, salvo que sean estrictamente necesarios y legalmente permitidos.
7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
a) identificar y contactar titulares;
b) atender solicitudes, consultas, cotizaciones y requerimientos;
c) desarrollar actividades precontractuales, contractuales y poscontractuales;
d) ejecutar servicios de marketing digital, diseño web, desarrollo, hosting, software, soporte IT, consultoría u otros contratados;
e) gestionar pagos, facturación, cartera, cobros, conciliaciones y obligaciones contables o tributarias;
f) remitir información administrativa, operativa, legal y comercial;
g) enviar campañas, contenidos, novedades, promociones o invitaciones, siempre que exista autorización o base legal aplicable;
h) realizar estudios internos, analítica, segmentación, inteligencia comercial y medición de resultados;
i) mejorar productos, servicios, procesos, seguridad y atención al cliente;
j) controlar accesos, prevenir fraude y proteger infraestructura tecnológica;
k) cumplir órdenes judiciales, requerimientos administrativos y obligaciones legales;
l) conservar evidencia de autorizaciones, contratos, mensajes de datos y actuaciones;
m) gestionar procesos con proveedores, contratistas, aliados y terceros;
n) adelantar procesos de selección de personal y administración del talento humano, cuando aplique;
o) cualquier otra finalidad legítima informada al titular al momento de recolectar los datos.
8. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
SYSTEMS COMPANY no realiza de manera ordinaria tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. Si excepcionalmente llegare a hacerlo, se garantizará el respeto de su interés superior y de sus derechos fundamentales, y se requerirá la autorización del representante legal cuando sea necesaria.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de los datos personales tiene derecho a:
a) conocer, actualizar y rectificar sus datos;
b) solicitar prueba de la autorización otorgada;
c) ser informado respecto del uso que se ha dado a sus datos;
d) presentar consultas y reclamos;
e) solicitar la supresión del dato cuando proceda;
f) revocar la autorización cuando proceda;
g) acceder gratuitamente a sus datos personales;
h) presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite previo ante el responsable o encargado, cuando sea procedente.
10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de SYSTEMS COMPANY requerirá la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos exceptuados por la ley.
La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, verbales, mediante formularios web, casillas de aceptación, mensajes de datos, contratos, correos electrónicos, grabaciones, documentos escaneados o cualquier mecanismo que permita conservar prueba de ella.
11. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Área responsable: [ÁREA O CARGO RESPONSABLE, por ejemplo: Coordinación Administrativa / Oficial de Protección de Datos]
Correo electrónico: gerencia@systemscompany.net
Dirección: [DIRECCIÓN COMPLETA], Bogotá, Colombia
Teléfono: [324 483 1875]
12. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS
12.1. El titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de SYSTEMS COMPANY.
12.2. La consulta deberá presentarse por escrito al correo electrónico dispuesto o por cualquier canal habilitado que permita dejar evidencia de su recepción.
12.3. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
12.4. Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no superará cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS
13.1. El titular o sus causahabientes que consideren que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan incumplimiento de deberes legales, podrán presentar reclamo.
13.2. El reclamo deberá contener: identificación del titular, descripción de los hechos, dirección de notificación y documentos de soporte si los hubiere.
13.3. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas.
13.4. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
13.5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda de “reclamo en trámite” y el motivo respectivo en un término no mayor a dos (2) días hábiles, cuando ello aplique.
13.6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
13.7. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no superará ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14. SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada, siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a SYSTEMS COMPANY a conservar la información.
15. DEBERES DE SYSTEMS COMPANY COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
SYSTEMS COMPANY se compromete a:
a) garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
b) solicitar y conservar copia de la autorización, cuando sea requerida;
c) informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten;
d) conservar la información bajo condiciones de seguridad razonables;
e) actualizar, rectificar o suprimir la información cuando proceda;
f) tramitar consultas y reclamos en los términos legales;
g) adoptar un manual interno de políticas y procedimientos, cuando resulte aplicable;
h) exigir a los encargados del tratamiento el respeto por las condiciones de seguridad y confidencialidad;
i) informar a la autoridad competente cuando se presenten incidentes relevantes conforme a la normatividad aplicable, cuando corresponda.
16. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES
SYSTEMS COMPANY podrá transmitir o transferir datos personales a encargados, aliados o terceros ubicados dentro o fuera de Colombia cuando sea necesario para el desarrollo de sus actividades, la prestación de servicios, la administración tecnológica, la seguridad, la analítica, la facturación, el soporte o el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales. En estos casos adoptará medidas razonables para proteger la información.
17. MEDIDAS DE SEGURIDAD
SYSTEMS COMPANY implementa medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas se ajustarán de manera progresiva según el tipo de información, el riesgo y la evolución tecnológica.
18. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos de SYSTEMS COMPANY tendrán una vigencia igual al tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, las obligaciones contractuales y legales, y los periodos de conservación exigidos por la normativa aplicable o requeridos para la defensa de derechos del responsable.
19. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
Cualquier cambio sustancial en esta Política de Tratamiento de Datos Personales será comunicado oportunamente a los titulares a través del sitio web, correo electrónico o cualquier mecanismo idóneo, cuando ello sea necesario.
20. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del [13 de abril de 2026].
21. MEDIO DE CONSULTA
La presente política podrá ser consultada en el sitio web https://systemscompany.net o solicitada a través del correo gerencia@systemscompany.net.
[RAZÓN SOCIAL COMPLETA / NOMBRE DEL TITULAR]
NIT [NIT]
Bogotá, Colombia